本制度所指文件及公文包括有关政府部门、学院及其他有关部门、协作单位和本处之间往来的各种行政技术业务文件、函件。

（一）文件及公文的登记

对往来文件及公文，要建立严格的收文、发文登记制度，专人负责收、发文登记。登记时，必须分类写明文件的收发日期、经手人、文件内容、往来单位及部门、文件编号、最终去向。

（二）来文处理

1.受到来文后，应先进行认真、详细的收文登记。

2.将来文首先送处长阅处、根据处长阅处意见进行必要的整理，如复印、分送科室负责人传阅等，并进行传阅登记及签字。

3.将阅处完毕的文件及时分类收存，以备查阅。

（三）发文程序

1.发往学院、上级主管部门及校内、外平行部门、协作单位的行政性文件，必须由处长签批。根据签批意见，打印成文，并进行发文登记后发出。

2、技术业务性的发文，必须经处技术负责人审核，处长签批，根据签批意见，打印成文，并经统一登记后，发出。

3、所有发文，必须留存正式文件原件及原稿批件交综合科存档。

（四）文件保管

1、文件设专人保管，保管人要对往来文件妥善保护，不得损坏，同时要注意文件的保密工作，未经处领导许可，文件不得给任何单位或个人借阅。

2、对所有往来文件，要严格分类，妥善保管，到年终归档备查，次年经分类装订成册。

（五）文件的保存期限

一般文件在本处的保存期为2年，2年后文件送院档案室归档保存或销毁。特殊重要的文件及常用文件可延长在本处的保存期限，必要时本处永久留存复印件。